Чек-лист безупречного мероприятия

От умения качественно организовать мероприятие напрямую зависит репутация человека. Вы можете продвинуться по службе, заключив важные контракты с удовлетворенными партнерами, или порадовать родственников и друзей, устроив встречу с банкетом по случаю дня рождения. Давайте рассмотрим список вещей, которые нужно в первую очередь учитывать при организации мероприятия.

Расположение и размещение

Чтобы произвести впечатление, организаторам мероприятия следует выбрать презентабельное место с удобным расположением. Хорошо подойдет Willing Hotel, построенный в центре Минска. К отелю можно быстро добраться на общественном (рядом находятся Первомайская и Пролетарская ст. метро) и личном транспорте. Для владельцев авто предусмотрена просторная парковка.

Если гости приехали издалека, они могут переночевать в одном из номеров различных категорий:

• классический одноместный или двухместный;
• номер-студия и премиум-версия;
• люкс;
• представительский люкс;
• апартаменты.

Чтобы дожидаться начала мероприятия или отдыхать в перерывах от конференций и переговоров было комфортно, в отеле есть уютное лобби с мягкими диванами.

Еда и напитки и развлечения

Безупречным мероприятие может быть только при условии, что гости сыты и довольны. За досуг посетителей отвечает Willing Bar. В нем можно вкусно поужинать, устроить деловой обед с партнерами или просто заглянуть в бар в свободное время. Здесь же можно заказать кофе-паузу к вашим мероприятиям, чтобы позаботиться о людях, которых вы пригласили. Кофе-пауза — это не просто перерыв для перекуса, это время для знакомств и нетворкинга.

Каждому мероприятию — свое пространство

Мероприятия могут иметь различный масштаб — от многодневных торжеств с участием сотни гостей до коротких встреч, переговоров и тренингов. Уместнее всего будет на событие каждого уровня подобрать соответствующее по площади пространство. В Willing Hotel вы найдете несколько конференц-залов:

• Комната для переговоров «Диалог». Это помещение на 27 м2, где можно в комфортных условиях устроить непродолжительную встречу на 14-20 человек в формате театральной рассадки либо за круглым столом. Это идеальное место для презентаций с проектором для небольшой группы участников.

• Конференц-зал «Тренинг». Комната, способная вместить до 30 гостей с целью обучения и проведения похожих мероприятий. Существует несколько вариантов планировки: круглый стол или буквой «П», класс с партами по двое или просто театральная рассадка.

• Конференц-зал «Форум». Вместительная комната площадью 90 м2 с панорамными окнами, где можно проводить большие тренинги и корпоративные встречи. В распоряжении участников числом до 70 человек есть два кондиционера, доска с маркерами и потолочный проектор.

• Ивент-пространство «Willing». Визитная карточка отеля с 300 м2 полезной площади, где можно проводить не только деловые встречи, но и торжественные мероприятия, такие как свадьба, день рождения и банкет — под любое из них легко зонировать пространство.. Ивент-пространство прекрасно подходит для проведения культурных мероприятий, например, выставки, показы мод и небольшие концерты. В формате театральной рассадки зал способен уместить до 120 посетителей.

Организация процесса

Организация безупречного мероприятия состоит из нескольких шагов. Во-первых, спланируйте рассадку гостей в зале. Важно, чтобы пространство соответствовало числу людей и выполняло цели встречи. Во-вторых, наймите ведущего для мероприятия или модератора, который сможет руководить процессом со знанием дела.

Для создания особой атмосферы мероприятий развлекательного формата позаботьтесь о подходящем освещении (приглушенном или вечернем для танцевальной части мероприятия) и о музыке (плейлисту стоит уделить особое внимание). Ваших гостей может развлечь и порадовать фотозона, которая станет фоном для снимков на память. И напоследок, можно добавить сувениры, чтобы участники мероприятия помнили о встрече.